Польза отдела снабжения на аутсорсинге

Действует золотое правило «Доверяй, но проверяй!»

Возможно, у вас есть Служба безопасности (СБ), и она, наверно, должна контролировать чистоту помыслов Снабженца.
Возможно, у вас есть Производственная лаборатория, которая должна ежедневно стоять на страже «Входного контроля качества».

Но, при этом, если эти контролеры и стражники «варятся в одном котле» с другими отделами Предприятия, располагаются в одних стенах, вместе обедают и встречаются на перекурах, то человеческие отношения иногда могут взять верх над профессиональными обязанностями.

Поэтому необходимо периодически проводить проверки в Отделе снабжения:

Рекомендуем сделать проверку по ключевым позициям (SKU) закупаемых товаров, и узнать для себя много нового…

Определение аутсорсинга

Аутсорсинг (outsourcing) – это передача по долгосрочному договору определенных видов производственной и предпринимательской деятельности поставщику, специализирующемуся на данном виде деятельности.

Сейчас идет рост аутсорсинга не только в клининге, транспортных услугах, колл-центрах, аутстаффинге, учете заработной платы и т. д., но и в деятельности, которая напрямую влияет на процесс создания стоимости компании. Закупки теперь также нашли свое место на рынке аутсорсинга.

Какие группы материалов и услуг подходят для заключения договоров с партнерами по аутсорсингу?

Аутсорсинг снабжения – актуально ли в России и есть ли в этом смысл?

Многие руководители и владельцы строительных компаний задаются вопросами: «как увеличить чистую прибыль компании», «как настроить работу отдела снабжения, чтобы снизить издержки», «как избежать коррупционной составляющей в деятельности работников отдела снабжения», «избавить себя от операционной деятельности в отделе снабжения и заниматься основной задачей, приносящей доход»? На эти и другие вопросы консалтинговая компания СТРОЙБЕЗПОТЕРЬ предлагает простое и понятное решение: аутсорсинг снабжения!

Да, именно эту услугу мы хотим предложить Вам!

Аутсорсинг снабжения – относительно новый вид услуг на строительном и промышленном рынке стран СНГ. Именно за этой услугой, последние несколько лет, обращается все больше компаний.

Аутсорсинг снабжения. Что это и с чем его «едят».

Какие проблемы компании решаются с помощью аутсорсинга снабжения (закупок)?

Преимущества аутсорсинга снабжения

Итак, попробуем разобраться, что же это такое: аутсорсинге снабжения (аутсорсинг закупок).

Аутсорсинг снабжения. Что это и с чем его «едят».

Давайте сначала разберемся, что понимать под аутсорсингом снабжения. Для начала, вспомним, что же такое аутсорсинг. Аутсорсинг – это передача компанией своих непрофильных функций компаниям успешно работающим в соответствующем направлении.Говоря простым языком, аутсорсинг снабжения – это услуга, которую проводит сторонняя организация по проведению закупок в соответствии с запросом заказчика.
Компании, предоставляющие услугу аутсорсинга снабжения, постоянно развиваются и улучшают процессы закупок, имеют базу поставщиков, а соответственно и скидки для них, а также отлаженные логистические маршруты и так далее.

Какие проблемы компании решаются с помощью аутсорсинга?

Итак, со значением разобрались, перейдём к проблемам и болям клиента которые решают специалисты в области аутсорсинга снабжения.

Дорого

В 90% случаев собственники или директора не учитывают тот факт, что закупочные цены, по которым производится закупка, высокие. Происходит это ввиду того, что некому или некогда проработать и сравнить большее количество поставщиков и/или оптимальный вариант доставки. Анализируются 3-4 коммерческих предложения, а доставку вообще просчитывает поставщик, о проведении переговоров по поводу снижения стоимости вообще не стоит упоминать, как итог – высокая цена.

Как говорилось выше, собственник об этом и не подозревает, ведь все идёт по “накатанной”, а отчёт гласит о том что “у проверенного поставщика цена самая низкая в городе, да ещё и скидка для нашей компании имеется.

Как решить этот вопрос? Очень просто (при классической схеме работы, которая была принята во многих компаниях, как минимум, последние 30 лет):

Нанять директора по снабжению,создать отдел закупок и отдел снабжения,прописать бизнес процесс от подачи заявки на закупку до оприходования на склад ТМЦ,создать службу безопасности для исключения воровства и нарушений,выстроить систему KPI,прописать стандарт закупок компании и следить за его соблюдением.

Однако данный вариант получается очень затратным не только по временным, но и по финансовым показателям компании. Так как понадобятся дополнительные средства для выплат зарплаты, затраты на содержание отдела и т.д. Всего этого можно избежать, если воспользоваться услугой аутсорсинга отдела снабжения. Компания существенно сэкономит не только драгоценное время, но и денежные средства.

Стоит отметить, что все бизнес-процессы ранее уже выстроены экспертами СТРОЙБЕЗПОТЕРЬ и работники действительно заинтересованы в экономии средств для своего клиента не менее него самого. Ведь именно оптимизация затрат и получение дополнительной экономии позволяет компаниям, которые предоставляют услуги аутсорсинга снабжения оставаться в бизнесе, расти и развиваться.

Долго

Нередки случаи, когда специалисты отдела закупок не успевают отработать весь объем заявок в срок. Этому способствуют несколько причин. Например, компания получила несколько новых контрактов или начался строительный сезон, а тут еще продажи пошли в гору, настала «горячая пора» поставок и т.д. А тут еще и «классика» – снабженцев не хватает. Нанимать больше двух-трёх специалистов экономически не целесообразно – ведь оплачивать заработную плату, налоги, отпускные и больничные в “мёртвые месяцы затишья” просто не выгодно. Или, из-за своевременно не отработанных заявок, слабого мониторинга рынка, сменить поставщика, частенько, не представляется возможным.

В этом случае также разумнее всего привлечь компанию, которая бы занялась аутсорсингом снабжения (закупок). Скорость обработки заявок вырастет в разы, а издержки вместо постоянных станут переменными под конкретный проект или сезон.

Некому

Во многих случаях, в компаниях закупками занимаются сами инициаторы: энергетики, технический персонал, менеджеры отделов и административные помощники, не имеющие навыков и опыта в закупках. Или, когда уже совсем становится туго, сам собственник, который и без закупок имеет недостаток времени. А тут ещё нужно и рынки мониторить, и вникать в технические детали, и в вопросы логистики…

Решением в данном случае будет нанять персонал и выстроить бизнес процессы, как говорилось выше, или привлечь стороннюю организацию-аутсорсера, тем самым “убить двух зайцев” и лишить себя головной боли с персоналом, получив оптимизацию издержек. А оплата будет производиться за счёт полученной экономии.

Мы выше перечислили основные моменты, касающиеся закупок. На таких процессах, как управление договорной работой, цепочками поставок, прочим документооборотом в виде накладных, счетов-фактур, сертификатов и отгрузках на склад, не будем заострять внимание. Всё-таки основными показателями являются экономия, скорость и бесперебойность, но стоит отметить, что и эти задачи ложатся на плечи привлеченной компании.

Преимущества аутсорсинга снабжения

Подводя итоги, мы можем выделить следующие преимущества аутсорсинга снабжения (закупок):

экономия на трудовых ресурсахрост эффективности базовой деятельности компанииэкономия денежных ресурсов

Безусловно, аутсорсинг имеет и свои минусы, такие как: зависимость от третьих лиц, риск некачественного выполнения задачи, отсутствие контроля над процессом. Однако практика показывает, что недостатки аутсорсинга не настолько существенны, нежели явные его преимущества.

Таким образом, компании остается сделать выбор между наймом персонала и аутсорсингом отдела снабжения, работать по старинке или шагать в ногу со временем.

Заказать услугу аутсорсинга снабжения Вы можете у экспертов консалтинговой компании СТРОЙБЕЗПОТЕРЬ.

Преимущества аутсорсинга снабжения

Польза отдела снабжения на аутсорсинге

Главная
Аутсорсинг закупок
Статьи
Обучение
Аудит

Главная
Аутсорсинг закупок
Статьи
Обучение
Аудит

Обучение и деловые игры
Деловая игра «Beer distribution game»
Прогнозирование спроса и управление запасами
Азбука профессионального закупщика
Базовый курс по логистике и SCM
Лучшие практики складской логистики
Деловая игра «Orange»
KPI в цепях поставок
Особенности перевозок железнодорожным транспортом
Тактика ведения ВЭД в условиях кризиса

Логистический аудит склада
Аудит системы управления закупками
Аудит поставщиков

Для начала давайте разберемся что такое аутсорсинг закупок. Аутсорсинг закупок – это передача процессов закупки и снабжения сторонним организациям, которые специализируются на предоставлении профессиональных услуг в сфере закупок.

Почему сегодня аутсорсинг закупок представляет интерес для компаний в России?
1. Позволяет экономить бюджет закупок на 10-40%
2. Оплата аутсорсеру за результат.
3. Сокращение персонала и затрат на ФОТ.
4. Безопасные и прозрачные процессы.
5. Работа с одним поставщиком-консолидатором.

Можно выделить три сценария аутсорсинга закупок:

1. Аутсорсинг закупок и снабжения неключевых категорий товаров и услуг

К неключевым расходам можно отнести: здания и сооружения, обслуживание офисов, бизнес-поездки и логистика, маркетинговые расходы, IT и телекоммуникация, ГСМ, упаковка, поддержка, ремонт и капитальный ремонт, канцелярия и товары для офиса.

Компания аутсорсер берет на себя все заботы по организации и обслуживанию категории в соответствии с пожеланиями заказчика, закрепленными в стратегиях закупки. Работа происходит по принципу «одного окна», когда все заявки на закупку направляются компании аутсорсеру. Возможны два основных варианта организации сервиса, в зависимости от типа контракта:

1. Аутсорсер берет на себя работы по организации и контролю поставок, но договора заключаются напрямую между поставщиком и заказчиком.

2. Аутсорсер становится одним поставщиком на переданные категории товаров и услуг, что резко сокращает объем контрактной работы и бухгалтерии.

Средний объем экономии бюджета закупки при передаче на аутсорсинг составляет от 10-40% в зависимости от специфики категории, уровня проработки категорий, а также наличия коррупционной составляющей.

2. Аутсорсинг бизнес-процесса закупки и снабжения (полностью или частично)

Source-to-Contract (S2C): управление данными по расходам, стратегический сорсинг, включая проведение тендеров, закупки и выбор поставщика, управление поставщиками, спотовые закупки.
Procure-to-Pay (P2P): создание и обработка запросов на закупку, администрирование счетов и обработка документооборота, управление кредиторской задолженностью, обучение и развитие.

3. Центр управления закупками

Центр управления закупками / поставками / планирования / снабжения включает в себя централизацию однотипных функций с нескольких географически распределенных производственных площадок или рынков сбыта. При таком подходе на местах остаются представители функции, а основные силы сосредоточены в центре и обслуживают несколько локаций по определенной процедуре, например контрактование и закупка канцелярии для всех заводов. Оптимизация организационной структуры персонала в таких проектах составляет до 30%, также есть возможность экономить на фонде заработной платы так как центр может располагаться в регионах с хорошей доступностью рабочей силы, но зарплатой значительно ниже городов-миллионников. Такие решения актуальны для крупных холдингов и международных компаний с численностью сотрудников функции с среднем от 100 человек.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок. Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада. Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании. Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

График проекта

Мы обговорили сроки реализации проекта, что помогло нам достичь экономии в тарифах уже через четыре месяца. Проект разделили на четыре основных блока:

Анализ затрат и действующих тарифов – 1 месяц.
Сбор альтернативных предложений и бенчмаркинг – 1 месяц.
Переговоры с поставщиками – 1 месяц.
Подписание контракта и ввод новых тарифов – 1 месяц.

Для начала сотрудники компании-партнера провели анализ потребления услуг за прошедшие 12 месяцев. Бенчмаркинг с сопоставимыми компаниями показал, что наши затраты были выше средних по рынку. Тогда приглашенные специалисты сформировали необходимые для AGC тарифные планы, провели переговоры с «большой тройкой», выявили лишние сервисы, настроили систему отчетности от оператора связи и вычислили алгоритм расчета экономий с помощью программного макроса.

Анализ затрат и действующих тарифов – 1 месяц.
Сбор альтернативных предложений и бенчмаркинг – 1 месяц.
Переговоры с поставщиками – 1 месяц.
Подписание контракта и ввод новых тарифов – 1 месяц.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг — это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.

Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.

Об аутсорсинге вообще и аутсорсинге планирования закупок в частности. Виктор Шиков

Оптимальным является передача какой-либо функции или процесса на аутсорсинг в том случае, если это позволяет снизить совокупные затраты компании, – в соответствии с общим принципом принятия решений , – это значит, что и качество этих услуг должно быть достаточно высоким, чтобы снизить или вовсе исключить затраты на рассмотрение и устранение рекламаций клиентов.

Зачем бизнесу аутсорсинг закупок?

«Сложные экономические времена и интенсивная глобальная конкуренция оказывают повышенное давление на финансовые результаты компаний. Более чем когда-либо бизнес фокусируется на своей ключевой деятельности и очень аккуратно управляет финансовыми потоками компании. Естественно, что это привело к детальному исследованию расходов по закупкам у поставщиков — иногда эти объемы могут быть эквивалентны половине годового дохода компании.

Автор: Марина Трепова, профессиональный̆ закупщик, партнер Siegel® HR в Украине и СНГ, бизнестренер, консультант, управляющий партнер Crossculture Academy, общественный деятель, член ГО «Прозрачные закупки», член Ассоциации закупщиков Украины, автор программы «Академия мастерства закупок»

Поскольку давление продолжает расти, компании должны быть уверены, что они получают оптимальную отдачу от своих расходов по закупкам или они могут найти соответствующие конкурентные преимущества» (по материалам статьи корпорации IBM Smart spending: a new approach that can help you optimize your procurement spend).

Слово «аутсорсинг» для многих новое и непонятное в русскоязычном пространстве и в постсоветских странах. Но мир меняется быстро и в этом направлении уже очень далеко ушел от нас. В дословном переводе «аутсорс» — это вынесение поставки/ предоставления услуг за пределы компании. На постсоветском пространстве еще сохранился подход, согласно которому все делается внутри компании (холдинга, комплексов и других структур) самостоятельно. Компании содержат свои автопарки, детские сады, столовые и свинофермы для производства мяса тем же детским садам и столовым, засевают сами поля и прочее, не говоря уже о том, что все услуги тоже осуществляют самостоятельно (клининг, рекрутинг и многое другое).

К счастью, за последние десять лет возникла тенденция к избавлению от всего этого хозяйства и переходу на аутсорсинг.

Однако наш менталитет все еще не дает возможности прорасти новым технологиям и подходам, что, в свою очередь, не позволяет нам повысить свою конкурентоспособность. Самое большое предубеждение по поводу аутсорсинга: если я это сделаю сам — будет сделано хорошо, а отдам другим — все испортят и придется переделывать. Но успешные примеры и кейсы показывают эффективность и меняют мнения скептиков.

Сейчас у нас в основном известен и уже достаточно широко используется аутсорсинг в следующих направлениях:

IT-аутсорсинг;
Финансовый аутсорсинг, в том числе аутсорсинг бухгалтерских услуг;
Аутсорсинг рекламных и маркетинговых услуг;
Аутсорсинг управления персоналом, включая аутстаффинг;
Производственный аутсорсинг;
Аутсорсинг любых бизнес процессов.

Эти бизнесы достаточно успешно пришли в нашу жизнь и закрепились в ней.

Зачем же бизнесу нужен аутсорсинг? Результаты анализа и опросы показывают, что он нужен. В условиях высокой конкуренции бизнесу необходимо сконцентрироваться на своей ключевой активности, которая генерирует прибыль для компании, повысить свою конкурентоспособность путем максимальной оптимизации всех процессов. А все, что является балластом, следует передать на аутсорсинг, автоматизировать и оптимизировать. Иначе этот балласт будет тянуть вниз и не даст развиваться компаниям.

Давайте разберемся, что же такое аутсорсинг закупок, какие у него есть преимущества и недостатки, а также в каких случаях аутсорсинг закупок будет максимально эффективен.

Согласно определению Wikipedia, аутсорсинг закупок (закупочных процессов) — это передача основных специфических активностей по проведению закупок, тендеров и управлению поставщиками третьим сторон ним организациям, которые специализируются на предоставлении профессиональных услуг в сфере закупок. В последнее время уже реже надо доказывать, что закупки «зарабатывают деньги для компании» и существенно влияют на показатели прибыли компании. Согласно данным международного института CIPS (The Chartered Institute of Purchasing and Supply), снижение стоимости закупаемых товаров и услуг на 4% эквивалентно увеличению продаж на 20%. Именно поэтому поиск дополнительных путей снижения стоимости за купаемых товаров и услуг стимулирует развитие направления аутсорсинга закупок.

Если посмотреть на особенности работы с компаниями, предоставляющими услуги аутсорсинга закупок, нужно отметить, что есть выгодные отличия:

длительность контрактов на сотрудничество — минимум три года;
автоматизация закупочного процесса;
гибкость в принятии решений;
инновативность;
прозрачные взаимоотношения;
развитие и обучение сотрудников.

В каких компаниях применяется аутсорсинг закупок?

Да, в принципе, в любых. Его возможно применять как в больших, так в малых и средних компаниях. В больших компаниях можно решить такие задачи, как централизация закупочной функции, уменьшение стоимости закупаемых товаров и услуг путем объединения всех объемов закупок по всем локациям, специализация закупщиков на конкретных задачах, уменьшение мошенничества и прочее.

В небольших компаниях менеджмент сталкивается с такими проблемами: надо нанимать профессиональных закупщиков, которые стоят недешево; у одного или нескольких закупщиков, выполняющих эту работу, недостаточно ресурсов для решения на высоком уровне стоящих перед ними задач; потеря денег на маленьких объемах закупки. Следовательно, через аутсорсинг закупок такие компании получат: снижение стоимости содержания штата, который не занимается неключевыми функциями, профессиональные закупочные услуги, лучшие цены на масштабе и значительную экономию, а также много других преимуществ.

Статистика стран, в которых аутсорсинг закупок используется уже давно, говорит о том, что в случае перевода закупок различных категорий на аутсорсинг, достигается в среднем от 10 до 40% экономии в зависимости от категории, а в некоторых категориях даже больше. На международном рынке аутсорсинга закупок, согласно данным издания Horses for Sources, ведущими игроками являются Accenture, IBM, Procurian, GEP and Infosys. Эти гиганты помогают своим клиентам значительно улучшать финансовые показатели. Кроме того, ежегодный рост рынка аутсорсинга закупок за последние годы составлял 12%.

По данным отчета Future of Procurement, который был составлен Oxford Economics и SAP Ariba, аутсорсинг стоит в пятерке основных стратегических на правлений СРО и практикующих закупщиков. Все это говорит о том, что аутсорсинг закупок будет все больше развиваться в ближайшие годы.

Согласно отчету Gartner, к 2018 году для Business Process Outsourcing (ВРО, аутсорсинга бизнес-процессов) потребуется на 50% меньше сотрудников благодаря максимальной автоматизации и роботизации процессов.

Именно аутсорсинговые компании могут предоставить такие услуги, снижая стоимость своего предложения и операционные издержки.

Основные направления закупок, передающиеся на аутсорсинг Бизнеспроцессы

Sourceto Contract (S2C): управление данными по расходам, стратегический сорсинг, включая проведение тендеров, закупки и выбор поставщика, управление поставщиками, спотовые закупки.
Procureto Pay (P2P): создание и обработка PO (запрос на закупку), процессирование счетов и обработка документооборота, управление кредиторской задолженностью, обучение и развитие. «Статистика стран, в которых аутсорсинг закупок используется уже давно, говорит о том, что в случае перевода закупок раз личных категорий на аутсорсинг, достигается в среднем от 10 до 40% экономии в зависимости от категории, а в некоторых категориях даже больше.

Неключевые непрямые расходы: здания и сооружения, обслуживание офисов, бизнес-поездки и логистика, маркетинговые расходы, IT и телекоммуникация и прочее.
Неключевые прямые расходы: ГСМ, упаковка, поддержка, ремонт и капитальный ремонт.

Список категорий и процессов можно расширить. Я привела в качестве примера только некоторые из них.

По моим наблюдениям, об аутсорсинге закупок у нас задумываются единичные прогрессивные компании. При этом пару лет назад директора по закупкам эту тему вообще не поднимали и не поддерживали на профильных и тематических мероприятиях. Радует то, что сейчас у СРО все больше понимания преимуществ в использовании аутсорсинга закупок.

В украинском бизнесе наблюдаются уже первые шаги в этом направлении. Появились компании, которые предоставляют те или иные услуги в аутсорсинге закупок. Это представительство компаний Next Consulting Group, Expense Reduction Analysts. Украинские компании представлены APS Tender, предоставляющей автоматизированные решения Р2Р процесса для закупщиков, и новой компанией OYC (Outsourcing Your Cares). Кроме того, появились такие игроки, как ТОРЕС, которые предлагают закупку всех административно-хозяйственных и офисных потребностей, и PRECORO, предоставляющих услуги по автоматизации закупочного процесса. Не стоит забывать и о торговых площадках, которые находятся в стадии бурного развития, они забирают часть работы по проведению тендеров-редукционов и облегчают поиск поставщиков для различных проектов. Торговые площадки предоставляют различные BI модули для первичной аналитики проведенных торгов.

Как реализовывается аутсорсинг закупок на практике

Приведем примеры нескольких больших международных компаний — лидеров в своих сегментах. В компании Nestle созданы специальные подразделения — NBS (Nestle Business Centers), в которых оказывают услуги по начислению заработной платы, администрированию базы персонала и осуществлению бухгалтерских и транзакционных операций. Один из таких центров работает во Львове, в нем трудятся около 1000 сотрудников, которые обслуживают около 30 стран Восточной и Западной Европы.

Похожий подход существует и в компании JTI, создавшей по всему миру Business Service Centers (BSC). В таких центрах осуществляется транзакционная поддержка бизнеса, в том числе и транзакции по закупкам. Согласно информации на официальном сайте компании, ежегодно BSC осуществляет около 5 млн транзакций по всему миру.

Компания Microsoft намного дальше ушла со своими передовыми технологиями. В этой компании один менеджер по закупкам руководит закупками на 2—5 рынках с помощью нескольких аутсорсинговых компаний. На аутсорсинг были отданы такие закупочные функции, как транзакции по закупкам, управление контрактами (полный цикл) и поддержка RFPпроцесса. Все это проходит через три глобальных хаба и поддерживается в зависимости от потребностей на 12—22 языках. Таким образом, на менеджере по закупкам сосредоточены стратегические задачи, работа с бизнесом и внутренними клиентам для поиска самых оптимальных решений, а также мониторинг выполнения политики компании по закупкам.

Также в качестве примера аутсорсингового подхода по отдельным категориям приведу не сколько направлений. Например, закупка комплекса услуг, который включает проведение постоянных промоактивностей по всей Украине: это аренда и содержание офисов и представительств по регионам; работа с персоналом, найм, обучение, управление и администрирование этого процесса; разработка креативных концепций; производство маркетинговых материалов для активностей или административное управление этой закупки; пошив промоформы. Для этих целей была выбрана одна компания, которая управляла всем процессом вместо работы со многими поставщиками. Такой подход позволил значительно оптимизировать время, затрачиваемое сотрудниками отделов закупок, маркетинга и трейдмаркетинга, а также снизить количество транзакций и оптимизировать некоторые статьи бюджета за счет заключения долгосрочных соглашений. Были утверждены основные рейтинги и ставки, по которым работало это агентство. Роль сотрудников отдела закупок заключалась в супервизии и мониторинге этого процесса, про ведении переговоров и решении вопросов, в которых появлялись разногласия.

Другой пример — из области управления категорией «Бизнес путешествия и поездки» (Business Travel). Эту категорию в одной международной компании на глобальном уровне обслуживал международный провайдер. Все услуги по бизнес поездкам всех сотрудников проходили через этого провайдера. Какие выгоды приносил такой подход? В каждой стране находился только один специалист, который управлял этим процессом, все остальное делали сотрудники этой сервисной компании. Оптимизировались транзакционные расходы, с помощью аналитики этой компании менеджеры клиента могли находить самые лучшие решения по оптимизации расходов и процессов, также существовала служба поддержки сотрудников компании 24/7, с помощью которой из любой точки мира сотрудник мог связаться с поддержкой и решить возникшую у него проблему в дороге.

Подобных примеров из раз личных сфер можно привести множество. Так, недавно в своей статье «Как сократить расходы на 37%, передав закупки на аутсорсинг» Антон Трунин, руководитель службы закупок подразделения автомобильного стекла в России и Восточной Европе ОАО «ЭйДжиСи Борский стекольный завод», рассказал, как у них происходило сотрудничество с аутсорсинговой компанией на примере категории «Мобильная связь» и каких результатов они достигли. Результаты действительно впечатляют.

Конечно, у аутсорсинга закупок есть много противников, и уровень недоверия к таким услугам все еще высок. Так, скептики и противники аутсорсинга закупок озвучивают следующие недостатки, которые могут возникнуть в аутсорсинге закупок:

Неправильный выбор провайдера услуг;
Неоправданные ожидания;
Некачественное исполнение условий контракта;
Потеря контроля над процессом;
Ухудшение во взаимоотношениях;
Влияние внешних стейкхолдеров;
Сложности с удержанием сотрудников, которых переводят на аутсорсинговые компании.

Но для того чтобы минимизировать эти риски, стоит тщательно все продумать и взять на вооружение следующие правила:

четкое определение основных и стратегических функций, кото рые не должны передаваться на аутсорсинг, если компания хочет сохранить конкурентоспособные преимущества;
заключение контрактов с возможностью пересмотра и отмены договора, обязательное соглашение об уровне обслуживания (SLA) должно включать как количественные, так и качественные показатели эффективности для объективного анализа;
стандартизованный процесс планирования и принятия решений;
определение зон ответственности и ключевых лиц, принимающих решение;
при выборе провайдера аутсорсинговых услуг определение чет ких критериев, а также выделение ресурсов и времени на управление всем аутсорсинговым процессом с целью минимизации операционной сложности в дальнейшем;
культурная и ценностная интеграция, особенно на уровне взаимоотношений с поставщиками и сотрудниками, которых могут перевести на аутсорсинг.

Светлое будущее аутсорсинга закупок

Согласно проведенному исследованию Aberdeen Group Report, лидирующей исследовательской компанией в США на рынке бизнесменеджмента, аутсорсинг закупок назван направлением, которое будет больше всего расти и развиваться на рынке аутсорсинга бизнеспроцессов (ВРО) в ближайшие годы. Это исследование обнаружило, что департаменты закупок стремятся к значительно большему вовлечению экспертов со стороны третьих лиц, чтобы усилить возможности по снижению расходов.

Вот четыре основные причины, которые респонденты указали в отчете, почему эти компании будут участвовать в аутсорсинге закупок:

45% отметили давление по снижению операционных затрат по закупкам;
41% указали увеличивающуюся глобальную конкуренцию;
36% подчеркнули необходимость получить доступ к лучшим ценам;
34% испытывают давление с целью смещения фокуса сотрудников на более стратегические активности.

На самом деле, как отмечает Тед Ландграф в своей статье Procurement Outsourcing Market, «все отдается на аутсорсинг, по тому что компании продолжают совершенствовать свои миссии и бизнесмодели, стремясь найти дешевле, лучше и быстрее».

Экстраполируя эту тенденцию на постсоветские страны, могу совершенно уверенно сказать, что нас ожидает расцвет аутсорсинга во многих направлениях, в том числе в аутсорсинге закупок, поскольку рынок требует, чтобы наши компании и бизнесы были более конкурентными на внутренних и внешних рынках, были дешевле, лучше и быстрее. Иначе в высококонкурентной рыночной среде нашим предприятиям не выжить.

Источник журнал «Директор по закупкам»

Как выбрать компанию для аутсорсинга закупок?

При выборе аутсорсинговой компании следует понимать, что аутсорсер – не гарантия победы в торгах, а лишь инструмент, который позволяет существенно упростить процедуру участия в торгах.

Специалисты настоятельно рекомендуют при выборе аутсорсера руководствоваться следующими рекомендациями:

Перед заключением договора с аутсорсером необходимо изучить рынок поставляемых товаров или услуг с целью определения уровня спроса. Для этого нужно запросить у аутсорсинговой компании отчет или результат мониторинга рынка за предыдущий отчетный период в нужной области и проанализировать такие данные, как: средний чек, объем закупок и частота конкурсов. На основе полученных данных следует произвести расчет возможной прибыли и убытков, а также оценить рентабельность участия в закупках и найма сторонней организации.
Перед подписанием договора необходимо тщательно проанализировать предложения нескольких компаний, предлагающих аутсорсинговые услуги. Следует произвести мониторинг объема выигранных контрактов за предыдущий отчетный период и найти отзывы реальных клиентов.
Нужно обратить внимание на стоимость оказываемых услуг. Важно понимать, что качество всегда будет дорого оцениваться. Именно поэтому ориентироваться на низкие цены нельзя, так как это может означать или непрофессионализм сотрудников, или недобросовестность компании.
Нельзя доверять компании, гарантирующей стопроцентную победу в тендере, так как обещать такое аутсорсеры могут только либо с целью обмана, либо при наличии коррупционной составляющей. В обоих случаях сотрудничество с такой фирмой обернется серьезными проблемами.

подбор тендеров по заданным параметрам;
подача заявки на ЭТП;
проведение процедуры торгов;
подписание контракта;
настройка рабочего места;
аккредитация на ЭТП.

Аутсорсинг услуг для бизнеса: кому выгодно и сколько стоит

Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.

Какие функции отдают

Аутсорсинг (англ. Outsourcing) — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.

По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».

Алла Рауд, директор компании «Маркетинг-под-ключ.рф»:

— В интернет-маркетинге на аутсорсинг часто отдают разработку сайтов, исследования в интернете конкурентов, рынка, спроса и потребителя, настройку рекламных каналов. А более продвинутые заказчики привязывают работу к ЛИДам (заявкам), показателям SaaS (стоимостные оценки клиентов). Ценообразование зависит от времени, которое будет потрачено на поиск и подтверждение гипотез для продвижения, на прирост в лидах (заявках), на командную работу. В нашем случае метаморфозы продвижения в интернете могли случаться и через 2 недели командной работы и затраты на наши услуги окупались. А был пример, когда затраты начали окупаться только после 3 месяцев активных тестов, трафика, аналитики поведения посетителей.

Чем выгодно

Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.

Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.

Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).

Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет»:

— Очень важным критерием выбора компании-провайдера я считаю отзывы клиентов, желательно знакомых. То есть «сарафанное радио». Вторым критерием я бы отметила квалификацию руководителя компании: является ли он профессиональным бухгалтером и имеет ли действующий аттестат. Третий критерий — ощущение от личной встречи: понравился ли Вам бухгалтер, ответил ли на все Ваши вопросы, заинтересовал ли он Вас. Необходимо, чтобы клиент и бухгалтер понимали друг друга и им было легко общаться. В принципе Вы выбираете сотрудника для себя, следовательно критерии выбора при собеседовании тоже подойдут для выбора компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.

Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.

Елена Баянова, директор консалтинговой компании IACA:

— Если у ключевого состава бухгалтерской компании нет сертификатов Минфина, можно предположить, что ребята решили пойти и попробовать попродавать услуги. И в случае, если не получится, можно и свернуть деятельность. Получение сертификата требует значительного времени, усилий и вовлеченности в дело. Важно при заключении договора четко определить ответственность: при каких ситуациях и в каком размере ее несет бухгалтерская компания. Жизни без ошибок или спорных ситуаций не бывает, и важно знать наперед, какие бывают риски и как они минимизируются, как решаются спорные ситуации. Например, через страхование профессиональной ответственности бухгалтерской компании в страховой компании.

Риски для бизнеса

Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.

Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.

Кому выгодно

По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.

Перспективы аутосорсинга

По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.

Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»

Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».

Рада Малышева, управляющий директор компании АПРА:

— Аутсорсинг сегодня все-таки больше способ привлечения квалифицированного специалиста, чем способ сэкономить. Если ваше продвижение ограничивается вопросами ежемесячного анализа клиентской базы, размещением в 2ГИС и поздравлением клиентов с Новым годом, вам вообще маркетолог не нужен. Мы имеем дело с объемными бюджетами и масштабными задачами. Я в своей практике еще ни разу не сталкивалась с ситуацией, когда клиент, которому нужен аутсорсинг, решил все базовые задачи, и ему нужно только текущее сопровождение. Как правило, в маркетинге хаос, приходится заниматься и стратегическим планированием, и медиапланированием, и консалтингом для собственников. Наводить порядок, все расставлять по полочкам.

Перспективы аутосорсинга

Применение аутсорсинга бизнес-процессов в области снабжения

Хотя внимание к аутсорсингу (business process outsoursing, ВРО) возникло сравнительно недавно, равно как и сам термин «BPO», в том или ином виде процесс практикуется уже в течение долгого времени. Ingersoll-Rand, Goodyear Dunlop (Европа), Deutsche Bank и Avaya (дочерняя компания AT&T) — вот лишь некоторые из тех компаний, которые заключили объемные контракты на аутсорсинг бизнес-услуг в области снабжения.

Видимо, самый ранний пример использования аутсорсинга бизнес-процессов в области снабжения касается организации командировок. Есть два подхода к этой проблеме. Одни компании заключают собственные сделки с отелями, авиакомпаниями и предприятиями по сдаче в аренду автомобилей, однако сама программа реализуется под контролем организации, предоставляющей кредитные карты. Данный пример можно назвать частичным аутсорсингом для корпоративных командировок. В других случаях компаниям удается, по сути дела, полностью отдать командировочные программы на аутсорсинг компании-поставщику услуг по организации поездок (выбор поставщика и проведение переговоров с ним, контроль работы поставщика, непосредственная организация поездок).

Выгоды от этого приема обнаружились незамедлительно: на помощь заказчику приходит рыночный опыт компании, чей бизнес полностью посвящен пониманию тонкостей конкретной рыночной ниши. Для повышения производительности операций компании-клиента также станут доступны внутренние технологии/системы поставщика услуг. Как сегодня свидетельствует опыт поставщиков ВРО, выгоды от аутсорсинга бизнес-процессов в области снабжения складываются из двух базовых преимуществ и ряда других.

Согласно большинству источников, самой первой прибыльной областью ВРО был аутсорсинг в области информационных технологий (ИТ). Это вполне естественно с учетом размера инвестиций в капитал и персонал, которые необходимы, чтобы компании были в курсе событий в области ИТ. Бизнес компании Electronic Data Systems (EDS), созданный Россом Перо, был основан, по сути, на концепции передачи ИТ на аутсорсинг экспертной фирме, имеющей все необходимые фонды и человеческие ресурсы. Когда Bethlehem Steel Corp. в середине 1990-х годов решила передать все свои ИТ-функции на аутсорсинг EDS сроком на 10 лет, основанием для этого явилось желание избежать постоянных капитальных расходов на ИТ-инфраструктуру (путем использования огромной ИТ-базы EDS), а также стремление быть в курсе событий в этой динамично развивающейся области, не имеющей отношения к специализации Bethlehem. Когда руководство Bethlehem свыклось с идеей передачи контроля над ИТ другой компании, новой задачей стало структурирование и управление действиями поставщика ИТ-услуг. Эту задачу компания Bethlehem решила, создав у себя руководящую группу почти из 20 специалистов, которые должны были контролировать многосторонние взаимоотношения с EDS и управлять ими.

Вся история ВРО связана с ИТ- аутсорсингом, однако в последнее время наблюдается большая активность ВРО и в других информационно и административно емких сферах делопроизводства. В последние 10 лет областями повышенного внимания для поставщиков ВРО стали работа с кадрами, финансы и бухгалтерия, и данная тенденция все усиливается. Ценностное предложение для клиента в каждой из этих трех областей очевидно — это снижение издержек путем сокращения штата. Упомянутое сокращение обычно достигается технологическим путем (например, если есть приемы, обеспечивающие сотрудникам прямой доступ к своим личным делам и возможность управления ими) или перемещением некоторых функций делопроизводства в страны с низким уровнем жизни и меньшими зарплатами.

По оценкам экспертов, в 2004 году рынок ВРО (совокупная стоимость контрактов, заключенных до настоящего момента) преодолел цифру в $ 100 млрд, и в обозримом будущем прогнозируется его бурный рост.

ВРО в области снабжения появился довольно поздно и вот, по каким причинам.

· Сфера снабжения изначально не попадала в зону внимания
крупных игроков ВРО, уделявших внимание другим функциональным областям, где ценностное предложение было вполне очевидным и простым: сокращение издержек посредством сокращения штатного персонала.

· Первоначальное предложение услуг на рынке аутсорсинга закупок не было четко сформулировано, а технологические платформы находились еще в стадии разработки.

· Многие из целевых клиентов добивались существенного снижения издержек самостоятельно благодаря стратегическому сорсингу и высокоразвитым методикам снабжения и часто видели мало пользы, но много риска в передаче прибыльного источника сокращения расходов малоизвестному поставщику услуг.

· ВРО в области закупок сильно отличался от изначальных предложений на рынке ВРО одной важной особенностью: закупки содержали в себе как стратегический, так и операционный компонент. Пока поставщики ВРО не вывели на рынок скоординированное предложение, включающее оба компонента, с адекватными и достоверными инструментами оценки производительности работы в обеих областях, у клиентов не было особых причин заключать полноценные контракты ВРО в области закупок.

Данные недостатки стали исчезать лишь с началом нового века, и ВРО в области закупок получил широкое распространение. Этот процесс ускорился благодаря включению в него нескольких важных игроков, таких как компании Accenture, А.Т. Kearney, IBM, Ariba, ICG Commerce и CapGemini. По мере развития и роста интеграции технологических платформ к ВРО в области закупок стали относиться всерьез как к одному из вариантов действий в подходящих для этого обстоятельствах.

Когда использование ВРО в сфере снабжения имеет смысл? Достаточно ли для этого знать, что ВРО в области закупок успешно работает в определенных отраслях или в отношении компаний определенного размера, и только? Нет, недостаточно. Релевантность и эффективность использования ВРО в области снабжения принципиально зависят от структуры и уровня существующих в компании операций снабжения. Они также зависят от той роли, которую руководство компании отводит снабжению.

В число факторов, влияющих на принятие решения об использовании внешнего поставщика услуг по снабжению, входят текущее состояние внутренних систем компании, ее способность инвестировать в персонал и технологии, степень безотлагательности принятия мер по экономии, а также потенциал и географический охват собственных сотрудников компании.

Условия, влияющие на принятие решений, касающихся конкретных статей расходов, представлены в таблице 5.1.

Факторы, влияющие на выбор аутсорсинга той или иной категории расходов

Сохранить за собой контроль за расходами, если.

Отдать на аутсорсинг, если…

Категория расходов рассматривается в качестве стратегического отличительного признака компании. Компания способна вкладывать средства в развитие персонала и систем, чтобы стать (оставаться) лучшей в своем классе. Компания уже имеет лучший в своем классе опыт работы на рынке / признана лучшей компанией в своем классе. Компания имеет значительный объем расходов финансовых ресурсов. Отсутствует потребность в неотложном и значительном сокращении расходов времени. Компания уже имеет высокопродуктивные процессы и системы/технологии. Хорошо совместимые друг с другом, интегрированные системы и процессы. Компания уже стала лучшей в своем классе и продолжает ежегодно создавать конкурентные преимущества. Собственные сотрудники способны эффективно осуществлять внутреннюю политику

Категория расходов не является стратегическим отличительным признаком компании. Компания не способна вкладывать необходимые средства и направлять ресурсы в сферу закупок. Отсутствует внутренний конкурентный потенциал. Отсутствует значительный объем расходов финансовых ресурсов. Фактор времени критически важен для совершенствования работы. Процессы и технологии не являются лучшими в своем классе. Системы разрозненные и не согласующиеся между собой. Компания не создает новых конкурентных преимуществ ежегодно. Внутренняя политика сдерживает достижение намеченных целей по сокращению расходов

Все эти факторы различаются от компании к компании, и их оценка должна основываться на главной статье расходов. Так, оценки прибыльных стратегических товаров (например, сырья) могут разительно отличаться от оценок, так называемых непрямых расходов (например, расходов на персональные компьютеры, мобильные телефоны, канцтовары и услуги). Если пункты в левой колонке категории расходов отражают состояние дел в вашей компании, то ответственность за эту категорию лучше оставить за компанией. Бели вы выбрали хотя бы несколько пунктов из правой колонки, то вполне возможно, что стоит задуматься об аутсорсинге снабжения.

Причина, по которой популярность аутсорсинга в области снабжения растет, заключается в том, что все больше компаний проводят оценку внутреннего состояния своих дел и приходят к выводу, что аутсорсинг снабжения возможен в отношении некоторой части их расходов как способ достижения новых амбициозных целей.

В число распространенных причин, подталкивающих компании к использованию аутсорсинга, входят потребность быстро сократить расходы, желание сосредоточить собственные скудные ресурсы на стратегических категориях, а прочие отдать на аутсорсинг, а также желание систематически повышать уровень персонала и систем предприятия. Некоторые же компании пришли к заключению, что аутсорсинг подходит для большей части их снабженческой деятельности (например, Deutsche Bank передал свои закупки по всему миру компании Accenture).

Ряд компаний пытается вести аутсорсинг в стиле «сделай сам», сводя воедино ресурсы одного или нескольких партнеров и создавая внешнего поставщика услуг. Компания Ingersoll-Rand именно так и сделала в 2001 году, создав The 21st Century Supplier совместно с двумя другими компаниями, чтобы сосредоточиться на взаимоотношениях с мелкими поставщиками, которые до указанного времени по большей части игнорировались. Новая компания поначалу обслуживала интересы лишь своих основателей, но впоследствии ее бизнес был расширен путем привлечения и других клиентов.

Хотя подход в стиле «сделай сам» вполне допустим, большинство компаний, решивших прибегнуть к аутсорсингу одной или нескольких категорий своих расходов, желают сделать это максимально быстро, чтобы оперативно получить доступ к опыту работы поставщика с крупномасштабными новыми технологиями, а также выгоду от использования «по требованию» всей инфраструктуры, уже имеющейся у третьей стороны.

Если принято решение об использовании аутсорсинга, то критическим для успеха всего дела фактором становится умение компании управлять своим поставщиком услуг. Успех процесса — будь то аутсорсинг закупок, ИТ, персонала или финансово-бухгалтерский аутсорсинг — несовместим с принципом «отдал и убежал». Прием «включить и забыть», возможно, приемлем для обращения с бытовыми приборами, но не с аутсорсингом.

Шансы на успех повысятся, если будут определены адекватные, количественно измеримые цели и сферы ответственности как для поставщика услуг, так и для его клиента, и будет учрежден оргкомитет (или другой управляющий орган) для поддержки взаимоотношений и устранения препятствий на пути их развития.

Поставщики чаще всего охотно идут на то, чтобы структурировать свои контакты для полного отражения внутренних потребностей и реалий клиента, несмотря на то, что конкретные условия контракта с поставщиками услуг ВРО в области снабжения, как правило, конфиденциальны. К примеру, среди начальников отделов снабжения популярно предложение участвовать в прибыли, которое поощряет тесное сотрудничество сторон в достижении общих целей. Другие же клиенты могут предпочесть модель «сколько выпил, столько заплатил» (на основе сдельной оплаты). Итоговый замысел и структура любого долговременного контракта на аутсорсинг будут зависеть от характера и масштаба отданной на аутсорсинг деятельности, от стоящих перед данным процессом задач и от ролей участвующих в нем сторон.

Вопросы для самопроверки по разделу 5

1. Охарактеризуйте внутренние информационные потоки к отделу закупок.

2. Охарактеризуйте потоки внешней информации к отделу закупок.

3. Охарактеризуйте потоки внутренней информации от отдела закупок.

4. Перечислите типовые процедуры информационной поддержки снабжения в рамках ЛИС.

5. Приведите составфункциональных модулей корпоративных информационных систем, поддерживающих логистику снабжения.

6. Приведите области применения ИТ- аутсорсинга.

7. Перечислите причины, которые затрудняют применение аутсорсинга в сфере снабжения.

8. Когда использование ВРО в сфере снабжения имеет смысл?

9. Перечислите факторы, влияющие на выбор аутсорсинга той или иной категории расходов

10. Перечислите причины, которые заставляют компании применять аутсорсинг в сфере снабжения.

Заключение

Развитие новых областей экономики и расширение предложения товаров на рынках промышленно развитых стран усложняет функции сферы снабжения и закупок сырья и материалов.

Среди наиболее значимых результатов, достигнутых в области логистики снабжения в последние годы, необходимо отметить следующие:

1. В 1980-1990-х годах стало понятно, что конкурентная борьба происходит, скорее, не между компаниями, а между цепями поставок. Компании начали понимать, что слабо скоординированная группа компаний, нацеленная на оптимизацию своих индивидуальных задач, никак не может конкурировать с цепью поставок, работающей как одна команда.

2. Процесс эффективного управления снабжением может реализоваться лишь в условиях усиления логистической интеграции и скоординированного взаимодействия как с внешними партнерами, так и между различными подразделениями внутри предприятия. Интегрированная логистика базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением потоковыми хозяйственно-экономическими процессами, которые протекают на предприятии или во внешней логистической цепочке.

3. Повышенный интерес к стратегиям снабжения и их потенциальный вклад в цели и стратегии организации представляют собой одну из перспектив развития логистики снабжения. Долгосрочная перспектива, необходимая для развития эффективной стратегии снабжения, заставит менеджеров по снабжению сконцентрироваться на будущих задачах. Успех будет сопутствовать тем менеджерам по снабжению, которые готовы осознать потенциал вклада снабжения в реализацию стратегических целей компании.

4. Совершенствование сети снабжения может быть достигнуто путем подготовки первоклассных поставщиков в будущем через инвестирование времени и ресурсов компании в налаживание таких взаимоотношений с потенциальным партнером в настоящем. Это облегчит понимание им вашего бизнеса и поможет стать поставщиком высочайшего класса.

5. Управление цепями поставок — это интеграция каждого элемента снабжения, проектирования, производства и дистрибьюции от момента добычи сырья и до взаимодействия с конечным потребителем. Ключевым словом этого понятия является интеграция. Здесь нет места индивидуальной работе проектного отдела, отдела снабжения или логистики.

6. Руководителям логистических цепочек надо учитывать не только знания и умения внутри своей компании, но и возможности логистических партнеров, реальных или потенциальных. Этим руководителям придется научиться не только предусматривать инвестиции в собственные мощности, инфраструктуру и ресурсы, но и учитывать таковые у своих ключевых партнеров. Необходимо широкое переосмысление того, что составляет стоимость, создаваемую цепочкой поставок. Руководители цепи поставок должны быстро перейти от трансакционной к стратегической ориентации, чтобы обеспечить своей компании развитие высококонкурентных добавляющих стоимость сетей поставок.

7. Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это показатель статуса отдела закупок в организации и степени, в которую возведена его деятельность. Если статус главного директора по закупкам – вице-президент и он подчиняется непосредственно главе фирмы, это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства компании.

Таким образом, задачи процесса снабжения компании должны тесно переплетаться с задачами всего бизнеса. А задачи отдельных лиц, работающих в рамках этого процесса, и система их вознаграждения должны быть напрямую связаны как с конкретными, так и с общими задачами предприятия.

6. Приведите области применения ИТ- аутсорсинга.

Аутсорс закупки

Компания MoveUp Solytions это та самая аутсорсинговая фирма, которая рационально решит все возникшие задачи. Все мероприятия будут проведены вовремя, а галавное качественно!

Аутсорсинг в России: особенности применения

Еще со школьных времен известен закон бизнеса: make-or-buy. Иными словами, если думаете, что своими силами произвести продукцию, осуществлять сервис и транспортировку дороже, чем привлечь стороннюю организацию, то стоит попробовать отдать это на Аутсорсинг.

На английском языке дословный перевод слова Аутсорсинг звучит как: использование внешнего ресурса для производства или оказания услуг. В аутсорсинг можно вывести практически всё, кроме основной деятельности организации. Полагаю, что можно и основную, тогда организация потеряет свою ценность в глазах клиентов, так как те точно будут знать, что в обязанности входит только координация процесса, и в основной процесс Вы даже не заглядываете.

По моим оценкам, пик массового применения аутсорсинга в РФ пришелся на 2007-2008гг., докризисные времена, когда компании массово пытались выходить на биржу, для чего им было необходимо увеличивать ценность компании по такому показателю как выработка на одного сотрудника. Порой, это было даже не самое эффективное решение с т.з. экономики, не всегда применялся всесторонний анализ последствий.

При выведении в аутсорсинг услуги, профильное подразделение или подразделение-инициатор просто обязаны подготовить детальные расчеты 2-4 сценариев. От самого оптимистичного, до пессимистичного. На своем опыте, практически еще не разу, не встречал расчета, который бы говорил, что аутсорсинг эффективен. Обычно, по расчетам, эффективность аутсорсинга в первый же год работы зашкаливает, т.е. как жили раньше — не понятно.

Что особенно стоит отметить, то по истечении обычно трех лет действующий аутсорсер начинает понимать свою исключительность для клиента и начинает выкручивать руки.

Американская концепция Supply Chain гласит: выводите в аутсорсинг все что можно, оставляйте только самый главный процесс (пошив, производство металла, продажу и т.п.). Для этого уже создана целая отрасль 3PL, 4PL — кто это такие, мы опишем в следующих статьях
.
Должен сказать, что я много спорил с преподавателем курса Master’s Degree Мичиганского Университета, объясняя российский феномен:

Глубоко в Сибири, на Дальнем Востоке, на Южном Урале, ближе к Северу выводить в аутсорсинг какую-либо услугу — значит создавать монополиста, причем собственноручно взращенного. Здесь для вывода услуги в аутсорсинг, Инициатору необходимо еще постараться найти мало-мальски подходящую компанию в регионе присутствия. Допустим — нашли, наделяете ее объемами, контролируете ее, даете рекомендации как ей работать, чтобы Вам было удобно. Так проходит год, два, может даже три, но потом начинаются сюрпризы: Ваш монополист, понимая свое положение чувствует себя уверенно в переговорах, например по ценам на четвертый год работы. Конечно, Инициаторы стараются сопротивляться, но никто не признается, что не ожидал того, что «ружье , висящее на стене выстрелит». Рост цен и ставок по-тихому принимается. И только по прошествии времени, в результате аудита удается выяснить реальную ситуацию, и тогда встает вопрос возврата аутсорсинговой услуги в состав организации, анализ рынка и т.п.

Эффективность была оценена на 1, максимум 3 года, никто не ожидал резкого роста в четвертом.

В обсуждении этой ситуации с профессорами Мичиганского Университета, пришел к мнению, что в США высоко развитая инфраструктура, высокая конкуренция практически по всем направлениями — что не дает возможности какой-либо одной компании таким образом становиться монополистом для конкретного потребителя. Мой пример, скажу откровенно, поверг мои учителей в небольшой шок, и они обещали этот момент изучить. Но как с этим справляться оставили на мое усмотрение.

Так что же делать? Выводить в аутсорсинг или нет?

Ответ на этот вопрос, как всегда, где-то посередине. Нельзя кидаться ни в одну, ни в другую крайность. Безусловно, стоит максимально сконцентрироваться на областях, которые создают Ваше конкурентное преимущество, но и другие забывать не стоит. Выводя в аутсорсинг услугу, при этом теряя компетенцию в вопросах непрофильного бизнеса, Вы получите по этим услугам рост затрат, ухудшение качества, что может сказаться на основном производстве (думаю, что подобное актуально не только для РФ, а также для стран СНГ). Нужен баланс, 2-4 сценария, взвешенный подход и детальный анализ рынка, причем хорошо бы независимыми источниками.
Также мало стоит уповать на то, что «новый аутсорсер», тем более без опыта аутсорсинга, снизит значительно стоимость, так как будет оказывать аналогичные услуги и другим, обычно это самая сильная позиция аутсорсера в переговорах.

В споре «выводить или не выводить» стоит взвешенно подходить к решению, и если даже по прошествии 6 месяцев Вы не видите ощутимого эффекта, не стесняйтесь забирать обратно отданную услугу.

Вовремя зафиксировать убыток — заработать!

Можете поделиться своим опытом аутсорсинга? Довольны ли Вы принятым решением?

Аутсорсинг снабжения

Уважаемые коллеги, дорогие друзья! Вам требуется помощь в сфере комплектации ваших объектов или объектов Ваших заказчиков? Вы нашли то-что вам нужно. Мы обеспечим плавный переход закупочной деятельности на аутсорсинг, без остановки существующих процессов. Работая с нами вы убедитесь, что приобретаемые Вами материалы стоят гораздо дешевле, чем вы закупаете.

Оперативные поставки любых материалов и продукции для обширного перечня отраслей промышленности и строительных предприятий.

С развитием строительной и промышленной отрасли, многие организации уходят от закупок, на аутсорсинг. Как выяснилось вести самим закупки достаточно затратно, для среднего и малого бизнеса. Оплата работы сотрудников, содержание рабочего места, налоги, не профессионализм сотрудников, откаты. Не каждая компания может себе позволить трудоустроить квалифицированного специалиста, ему нужно хорошо платить, контролировать и не гарантированно, что это выгодно компании. По мимо порядочности, снабженец должен обладать другими, не менее важными навыками. Быть хорошим торговцем, иметь налаженные контакты с производителями, знать технологические процессы строительства и производства и обладать лидерскими качествами. Что мы можем предложить Вам? Полное комплексное обеспечение Ваших строительных или промышленных объектов либо объектов Ваших заказчиков. Возможно осуществление закупочной деятельности, с расчетного счета вашей компании. При таких условиях, наши партнеры платят за поставленный товар, напрямую производителю, не рискуя быть обманутыми . Миновав посредника, стоимость материала остается неизменной, а сделка прозрачной. Ведь многие компании предоставляющие услуги аутсорсинга, по сути перепродают вам товар с небольшой наценкой.
Компании из разных отраслей уже давно используют, например, аутсорсинг бухгалтерских услуг, аутсорсинг транспорно-логистических отделов и т.п. Компания «Ресурс» предлагает: аутсорсинг снабжения предприятия.

Аутсорсинг снабжения предприятия промышленной и строительной отрасли

Aутсорсинг — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

снижение налогооблагаемой базы;
отсутствие налоговых и иных выплат по заработной плате сотрудников отдела снабжения;
нет необходимости предоставления рабочих мест для сотрудников ОМТС;
уменьшение фонда заработной платы предприятия;
существенно уменьшается документооборот компании.
отсутствие рисков «попасть» на недобросовестных поставщиков (по русски говоря мошенников и аферистов).

Аутсорсинг снабжения вашего предприятия позволит вам сосредоточится на основной деятельности и не отвлекаться на второстепенные — обеспечительные вопросы.

Ряд причин обратиться в компанию «Ресурс»:

• в нашей компании работают только профессионалы своего дела, знающие производителей, номенклатуру, сортамент и маркировку электротехнического оборудования, общестроительных, отделочных, материалов, комплектующих, расходных материалов, инструменты и др;
• наша компания закупает строительные материалы в огромном количестве — это позволяет нам иметь диллерские цены у производителей или максимальные скидки у крупнейших поставщиков;
• сотрудники компании работают в тесном контакте с производителями работ на линии;
• ежемесячный сравнительный отчет о проделанной работе и потраченных средствах;
• возможность получения товарного кредита для вашей компании;
• оперативность реагирования на заявки.

Стоимость услуг аутсорсинга компании «Ресурс»:
Стоимость услуг компании фиксирована и зависит от суммы ежемесячных закупок предприятия:
Стоимость услуг аутсорсинга для Вашего предприятия можно обозначить как процентной ставкой от оборота денежных средств, так и фиксированной ежемесячной абонентской платой. Одна компания закупает металлопрокат, а другая электротехнику и релейную аппаратуру, металлопрокат можно закупить на круглую сумму, затратив на это минимальное количество времени, а электротехника и реле(автоматы, лампы, кабели, провода, трансформаторы, пускатели и всевозможные реле и блоки управления) потребуют больше трудовых и временных затрат. Поэтому реальная стоимость может быть рассчитана, только после предварительного анализа.

Аутсорсинг снабжения — это современный и эффективный инструмент оптимизации бизнес процессов вашей компании. География работы нашей компании не ограничивается городом и областью дислокации наших офисов, т.к. вполне отлажено работает и дистанционно. Если Ваша компания осуществляет свою деятельность на территории Российской федерации и/или стран таможенного союза, то ни что не мешает нашему сотрудничеству, мы рады будем приносить Вам пользу и экономическую выгоду.
Мы готовы рассмотреть любую Вашу заявку на поставку материалов.
Если вы хотите приобрести материалы или проверить своего поставщика или отдел снабжения, ждем ваши заявки на эл. почту zakup@resurs36.ru